Il Decreto Legislativo 231/2001 ha introdotto in Italia un regime di responsabilità amministrativa per gli enti derivante dalla commissione di determinati reati, prevedendo che le aziende possano adottare un modello organizzativo (MOG) e istituire un Organismo di Vigilanza (OdV) per monitorare il corretto funzionamento e l’osservanza del MOG. Tuttavia, il decreto non fornisce indicazioni specifiche sulla composizione dell’OdV. In assenza di una regolamentazione normativa precisa, la dottrina e le Linee Guida di Confindustria forniscono utili orientamenti, soprattutto con riguardo alle caratteristiche che l’OdV deve possedere in termini di professionalità, indipendenza e competenza.

Le Linee Guida di Confindustria: i criteri della professionalità e dell’indipendenza

Le predette Linee Guida enfatizzano il requisito della professionalità dei membri dell’OdV, suggerendo la nomina di soggetti esperti in materia ispettiva, consulenziale, di gestione del rischio e di analisi dei dati. La competenza giuridica è ritenuta particolarmente utile, anche se non necessariamente presente in tutti i membri dell’organismo. A livello operativo, la professionalità deve consentire all’OdV di svolgere attività di campionamento statistico, analisi e valutazione del rischio e di elaborare questionari per la raccolta di informazioni utili al controllo.

Per quanto riguarda il requisito dell’indipendenza, Confindustria sconsiglia la nomina di figure aziendali con poteri decisionali significativi, come dirigenti o componenti del Consiglio di Amministrazione, poiché la presenza di soggetti con tali responsabilità potrebbe compromettere l'obiettività e l’imparzialità del processo di vigilanza.

Composizione dell’OdV: soluzioni pratiche per le aziende

Le Linee Guida di Confindustria suggeriscono diverse soluzioni per la composizione dell’OdV, senza fornire un ordine gerarchico, tra cui:

• Soggetti/consulenti esterni: spesso scelti per garantire l'indipendenza e l'imparzialità, nonché per la loro specifica esperienza;
• Funzione di internal audit: utile per integrare le competenze ispettive interne all’azienda;
• Comitato di controllo e rischi: già presente in molte grandi imprese e con competenze idonee alla vigilanza;
• Collegio sindacale: in quanto organo di controllo, può apportare esperienza e visione esterna alle operazioni aziendali.

Un’opzione frequente nelle aziende è quella di combinare membri interni ed esterni, come, ad esempio, un consulente esterno insieme al responsabile della funzione internal audit, per bilanciare competenze diverse e assicurare una supervisione indipendente.

La situazione nei Gruppi di società

In contesti di gruppo, le questioni relative alla composizione dell'OdV diventano più complesse: ciascuna società del gruppo, dotata di un proprio MOG, dovrebbe avere un OdV autonomo, senza delegare questo ruolo all’OdV della capogruppo. Questa autonomia garantisce la distinzione di responsabilità tra le singole società, evitando "risalite" di responsabilità che potrebbero coinvolgere la holding in eventuali illeciti commessi dalle controllate.

La creazione di OdV separati evita, inoltre, che la controllante appaia come ingerente negli affari della controllata, situazione che potrebbe far emergere rischi legali e operativi in capo alla holding. Ogni società del gruppo, pertanto, deve gestire autonomamente il proprio rischio-reato, e la composizione dell'OdV dovrebbe rispecchiare questa esigenza di autonomia.

Comunicazione tra OdV nel Gruppo: una rete informativa cautelata

Sebbene sia opportuno mantenere una chiara separazione tra gli OdV delle varie società del gruppo, è auspicabile una certa interazione, soprattutto per la condivisione di informazioni rilevanti per la vigilanza. Tuttavia, questi rapporti informativi devono essere attentamente regolamentati per evitare interferenze gestionali da parte della capogruppo.

Tra i meccanismi di coordinamento suggeriti troviamo:

• Incontri periodici tra gli OdV delle società del gruppo per la formulazione di linee guida comuni.
• Piattaforme condivise per l’aggiornamento dei modelli organizzativi e altre informazioni rilevanti (novità normative, orientamenti giurisprudenziali).
• Relazioni periodiche tra OdV delle controllate e la holding, con report sulle attività svolte e le verifiche pianificate.

È cruciale che il rapporto tra gli OdV del gruppo mantenga una parità di posizione, evitando che l’OdV della capogruppo assuma poteri ispettivi sulle attività della controllata. Un controllo eccessivo da parte della holding potrebbe infatti minare l’autonomia degli OdV delle controllate e, in ultima analisi, compromettere l’indipendenza dei singoli organismi.

Conclusione

Concludendo, la composizione dell’OdV richiede un equilibrio tra competenza e indipendenza, specialmente nei gruppi di società. L’autonomia di ciascuna società e la separazione tra gli OdV sono essenziali per evitare rischi legali e garantire che ogni entità gestisca in modo autonomo il proprio rischio-reato. La collaborazione tra gli OdV può esistere, ma deve essere ben regolamentata per evitare eccessive ingerenze e preservare l'indipendenza decisionale di ciascuna società del gruppo.