Dopo una prima corsa - nel 2018 - per adeguarsi alle novità introdotte dal Reg. UE n. 679/2016 (anche noto come G.D.P.R.), il tema della privacy è stato da molte aziende riposto in un cassetto e dimenticato. Eppure i processi aziendali che comportano attività di trattamento dei dati personali sono molti e tutt’altro che secondari. Pensiamo al processo di ricerca e selezione del personale: la ricezione di curricula vitae (di seguito “CV”), il loro esame, i successivi colloqui di lavoro, sono tutte attività - all’ordine del giorno nelle realtà aziendali - con importanti implicazioni sui dati personali dei candidati che non possono essere trascurate e che, anzi, devono essere mitigate attraverso l’adozione di opportune misure di sicurezza.

Nel prosieguo, cercheremo di fornire alcuni semplici suggerimenti utili a scongiurare il rischio che gli operatori addetti alla selezione del personale possano - anche solo involontariamente - porre in essere atti contrari alla legge.

 

1. Dota la Tua azienda di un’informativa privacy adeguata

Il GDPR impone a chiunque ponga in essere un’attività di trattamento dei dati personali (i.e. raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, uso, cancellazione ecc.) l’onere di fornire al soggetto, i cui dati sono oggetto di trattamento, un elenco tassativo di informazioni, tra cui:

• l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove nominato, del responsabile della protezione dei dati;
• le finalità e la base giuridica del trattamento;
• i destinatari dei dati;
• il periodo di conservazione;
• i diritti dell’interessato.

2. Consegna l’informativa privacy al momento del primo contatto utile

In linea di massima, dunque, nel caso in cui il CV Ti venga trasmesso spontaneamente dal candidato:

• provvedi immediatamente a cestinarlo laddove non sia di Tuo interesse;
• invia/consegna al candidato l’informativa privacy qualora invece sia Tuo interesse contattarlo per un colloquio o anche solo conservarne i dati in vista di altre possibili ricerche.

3. Conserva il CV per il tempo strettamente necessario

È importante che l’azienda definisca - e indichi nell’informativa privacy - il tempo per il quale intende conservare i dati personali dei candidati che, pur non essendo stati selezionati per una determinata posizione, potrebbero rivelarsi interessanti per altre ricerche.

La legge non indica quale sia il periodo massimo di conservazione dei dati personali limitandolo, tuttavia, al minimo necessario. Il suggerimento è di prevedere un termine per la cancellazione non troppo lungo, tenuto anche conto i CV dei candidati sono soggetti ad un naturale invecchiamento delle informazioni ivi contenute.

 

4. Predisponi delle linee guida con l’indicazione delle domande consentite e di quelle che invece non lo sono.

Di seguito alcuni esempi di domande NON consentite durante il colloquio di selezione del personale:

x Qual è il suo orientamento sessuale?

x È iscritto a un sindacato?

x È iscritto a un partito politico?

x Aderisce a una confessione religiosa?

x Quali sono le sue origini etniche?

x Ha precedenti penali? (salvo che una norma specifica vieti, per il ruolo proposto al candidato,   l’assunzione di personale con precedenti penali ed esclusivamente in relazione a specifici reati)

x È fidanzato/a? È sposato/a? Ha figli? In futuro vorrebbe avere figli/altri figli?

 

Avv. Giulia Stefanini