Questo mese la rubrica a tema compliance raddoppia. Alla luce delle recenti novità infatti, vale la pena dedicare anche questo spazio - solitamente riservato ad approfondire varie tematiche giuridiche di interesse per le imprese - all’analisi della normativa c.d. Whistleblowing.

Breve riassunto delle puntate precedenti

Era il 15 marzo 2023 quando veniva pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 di attuazione della Direttiva UE n. 1937/2019 relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea - c.d. Direttiva Whistleblowing. La finalità della normativa, che ormai tutti conosciamo, è disciplinare la protezione dei soggetti segnalanti, così da garantirne la tutela e uniformare le normative nazionali.

Il successivo luglio 2023 ANAC pubblicava le tanto attese linee guida che chiarivano alcuni dubbi rimasti in sospeso dalla pubblicazione del Decreto.

Come spesso accade, tuttavia, anche queste indicazioni non si rivelavano del tutto esaustive lasciando diverse zone grigie.

A distanza di 16 mesi ANAC è nuovamente intervenuta sul punto con la pubblicazione di nuove linee guida che questa volta si concentrano sulla gestione dei canali di segnalazione nei gruppi societari, tema che, nonostante i tentativi chiarificatori precedenti, era rimasto molto dubbio e dibattuto.

Il contenuto delle nuove Linee Guida, i gruppi societari di piccole e medie dimensioni

Nessuna novità per quanto concerne i gruppi con imprese fino a 249 dipendenti ai quali ANAC consente la condivisione del canale interno implementando una piattaforma unica, ma ramificata. Ogni società del gruppo mantiene la propria autonomia grazie a sotto-canali dedicati, mentre la gestione condivisa consente un significativo risparmio economico e un’ottimizzazione delle risorse. In questi casi, la condivisione del canale non concerne solo l’utilizzo della medesima piattaforma (seppur composta da un numero di sotto-sezioni, ognuna corrispondente a ciascuna società del gruppo) bensì anche la gestione della segnalazione stessa.

Il segnalante può infatti scegliere la società destinataria della segnalazione – la capogruppo o direttamente la controllata interessata – e in entrambi i casi la società ricevente può decidere se gestire le stesse autonomamente oppure se coinvolgere nell’attività investigativa, a seconda dei casi, la controllata o la capogruppo. Tale facoltà è riconosciuta alla società a condizione che venga data previa comunicazione al whistleblower di tale decisione, e sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Qualora il gruppo societario opti per la condivisione del canale, inteso anche quale condivisione della gestione delle segnalazioni, è fondamentale che di tale scelta venga dato atto nella procedura di Whistleblowing aziendale o, laddove presente, nel Modello 231.

Il contenuto delle nuove Linee Guida, i gruppi societari di grandi dimensioni

Per i gruppi di grandi dimensioni (ovvero quelli che abbiano società che impiegano più di 249 dipendenti), la condivisione del canale di segnalazione e la relativa gestione non è consentita. In questi casi, ANAC suggerisce l’esternalizzazione del servizio di gestione delle segnalazioni a un soggetto terzo, che può essere la stessa capogruppo o un fornitore esterno.

L’esternalizzazione può riguardare (i) la sola infrastruttura per la ricezione delle segnalazioni o (ii) l’intero servizio, inclusa la gestione delle segnalazioni.

Questo consentirà alla persona segnalante di scegliere – sempre tramite un’unica piattaforma informatica, ramificata in tanti sotto-canali quante sono le società del gruppo – la società alla quale intende effettuare la segnalazione.

A differenza di quanto può avvenire nei gruppi di piccole e medie dimensioni tuttavia, la scelta del whistleblower vincolerà il ricevente che sarà tenuto a gestire autonomamente la segnalazione, senza facoltà di coinvolgere, a seconda dei casi, la capogruppo o la controllata diretta interessata della segnalazione.

Il contratto di affidamento con il soggetto terzo dovrà dettagliare le modalità di acquisizione e gestione delle segnalazioni, di tali modalità segnalazioni dovrà essere sempre dato atto nella procedura organizzativa del Whistleblowing, o nel modello 231, ove presente.

La vigilanza di ANAC in ambito internazionale

Un aspetto critico è il ruolo di ANAC nei gruppi multinazionali con società distribuite in diversi Stati. In particolare:

• Se il segnalante si rivolge alla capogruppo o al soggetto terzo con sede all’estero, ANAC non può vigilare sulla procedura seguita.
• Se la segnalazione è effettuata presso una società italiana del gruppo, ANAC mantiene la possibilità di vigilare sul canale specifico e sulla sua gestione.
• Nel caso in cui la capogruppo estera intervenga nelle indagini, ANAC può vigilare esclusivamente sulle interlocuzioni gestite dalla società italiana.

Questo scenario apre la strada a potenziali problemi di forum shopping, in cui le imprese potrebbero sfruttare differenze normative tra Stati per evitare o attenuare l’enforcement delle sanzioni.