Come noto il 15 ottobre 2021 è entrato in vigore l’obbligo per i datori di lavoro di verificare che tutti coloro che accedono in azienda per svolgere la propria prestazione lavorativa siano in possesso della certificazione verde COVID 19 ovvero di una certificazione equivalente ai sensi dell’Art. 7 dell’Ordinanza del Ministero della Salute del 29 luglio 2021 e/o della Circolare del Ministero della Salute del 23 settembre 2021 ovvero ancora di una certificazione di esenzione dalla vaccinazione anti SARS-CoV-2.

I giorni successivi all’entrata in vigore dell’obbligo predetto sono stati caratterizzati, complice la penuria di indicazioni ufficiali da parte di fonti governative, da grandi dubbi e incertezze.

Oggi, a distanza di quindici giorni, qual è la situazione?

Di seguito cercheremo di rispondere a quelli che, ancor oggi, continuano ad essere i principali dubbi connessi alle attività di verifica dei Green Pass.

• Devo controllare il Green Pass di chiunque faccia accesso in azienda, ivi inclusi i clienti e i visitatori?

No, l’obbligo di verifica riguarda solo coloro che accedono in azienda per svolgere - a qualunque titolo - la propria prestazione lavorativa e dunque, a mero titolo esemplificativo, dipendenti, collaboratori, stagisti, tirocinanti, lavoratori somministrati, fornitori, agenti, liberi professionisti.

• Per maggior sicurezza, posso comunque richiedere il Green Pass anche a clienti e visitatori?

No in quanto il controllo non avrebbe alcuna base giuridica di legittimità. È infatti la legge stessa a prescrivere che l’obbligo del Green Pass riguardi solo ed esclusivamente coloro che intendono accedere a un luogo di lavoro al fine di rendere la propria prestazione lavorativa.

• È possibile creare un documento interno aziendale in cui indicare le date di scadenza dei Green Pass dei dipendenti così da tener monitorata la situazione?

No. L’Art. 13, comma 5 del DPCM 17 giugno 2021, così come modificato dal DPCM del 12 ottobre 2021, dispone infatti che "l’attività di verifica delle certificazioni non comporta, in alcun caso, la raccolta dei dati dell’intestatario in qualunque forma, salvo quelli strettamente necessari all'applicazione delle misure previste dagli articoli 9- ter ai commi 2 e 5, 9-quinquies, commi 6 e ss., e 9-septies, commi 6 e ss”. A norma di legge, dunque, il datore di lavoro deve limitarsi a verificare se il dipendente abbia o non abbia il Green Pass, senza poter in alcun modo accedere alle informazioni in merito ai presupposti che hanno determinato il rilascio della certificazione (vaccino, guarigione dal COVID 19 o tampone) né alla relativa data di scadenza.

• Il divieto di raccolta delle informazioni di cui al punto precedente può essere superato richiedendo il consenso dei dipendenti alla raccolta?

No. La raccolta di informazioni in merito alla scadenza dei Green Pass non è possibile nemmeno qualora il dipendente presti il proprio consenso dal momento che la legge lo vieta espressamente.

• Possiamo predisporre un registro da far compilare a chiunque faccia ingresso in azienda per svolgere la propria prestazione lavorativa in cui indichiamo nome, cognome, temperatura corporea rilevata, orario della verifica ed esito della verifica Green Pass. Va bene?

Sul punto, in queste settimane, si sono succeduti diversi orientamenti e interpretazioni. Ad oggi, considerato che, come sopra rilevato, l’Art. 13, comma 5 del DPCM 17 giugno 2021 (modificato dal DPCM del 12 ottobre 2021) limita la raccolta dei dati a quanto strettamente ai fini delle attività conseguenti a un controllo del Green Pass con esito negativo (es. assenza ingiustificata, sanzioni disciplinari, redazione del verbale di accertamento e contestazione della violazione, trasmissione degli atti al Prefetto), devono ragionevolmente ritenersi come non consentite le attività di registrazione e/o verbalizzazione delle operazioni di verifica che comportino l’annotazione dei dati relativi a soggetti controllati con esito positivo.

• Devo controllare il Green Pass dei trasportatori che consegnano la merce in azienda?

Si. Si tratta invero di soggetti che fanno ingresso in azienda per esercitare la propria prestazione lavorativa e, in quanto tali, soggetti alle operazioni di verifica.

• Come devo comportarmi qualora un trasportatore proveniente dall’estero non possieda il Green Pass o una documentazione equivalente?

Il Ministero delle Infrastrutture e della Mobilità sostenibili, di concerto con il Ministero della Saluto, con nota di chiarimento del 14 ottobre 2021, ha precisato che ai trasportatori “provenienti dall’estero che non siano in possesso di una delle certificazioni verdi COVID-19 (o di altre certificazioni per vaccinazioni riconosciute dall’EMA o di vaccinazioni equivalenti con circolare del Ministero della salute) … è consentito esclusivamente l’accesso ai luoghi deputati alle operazioni di carico e scarico delle merci, a condizione che dette operazioni vengano effettuate da altro personale”.

• Per quanto riguarda la documentazione privacy devo fare qualcosa?

Gli adempimenti ai quali sono tenute le società - in qualità di Titolari del trattamento ai sensi dell’Art. 4 n. 7 del Reg. UE 679/2016 - sono i seguenti:

• predisporre un’Informativa Privacy ai sensi dell’Art. 13 del Reg. UE che suggeriamo di affiggere nei luoghi di effettuazione dei controlli e di consegnare ai dipendenti, collaboratori, stagisti, Lavoratori somministrati, Fornitori e, in generale, a chiunque faccia ingresso in azienda per rendere la propria prestazione lavorativa.
• redigere una Lettera di Incarico alle operazioni di controllo del Green Pass/documentazione equivalente da consegnare ai soggetti preposti alle operazioni di verifica dei Green Pass;
• nominare i soggetti incaricati dell’attività di verifica dei Green Pass quali Autorizzati al Trattamento ex 29 Reg. UE ovvero Responsabili del Trattamento ex Art. 28 Reg. UE a seconda che si tratti di soggetti interni o esterni (es. società di vigilanza) alla Società.
• aggiornare il Registro del Trattamento di cui all’Art. 30 Reg. UE
• Quali sanzioni rischia il datore di lavoro che non effettua le verifiche previste dalla legge?

Il datore di lavoro che non controlla il rispetto delle regole sul Green Pass rischia una sanzione che va da 400 a 1000 euro.

 

Avv. Giulia Stefanini