La tutela dei segreti aziendali e delle informazioni riservate, nonché le relative misure di protezione, assumono una rilevanza strategica nell’ambito della concorrenza tra imprese.

Nel panorama industriale, i segreti e le informazioni aziendali costituiscono un patrimonio autentico, fatto di competenze, conoscenze, abilità e tradizioni che va protetto e valorizzato.

Nel nostro ordinamento, i segreti aziendali - intesi quali informazioni aziendali ed esperienze tecnico-industriali - trovano espressa disciplina agli articoli 98 e 99 del Codice della Proprietà Industriale (C.p.i.).

A norma dei predetti articoli, le informazioni vengono tutelate qualora: (i) siano segrete; (ii) abbiano valore economico (in quanto segrete); (iii) il loro legittimo detentore abbia adottato misure ragionevolmente adeguate a mantenerle segrete.

Di qui l’importanza delle misure di protezione che l’azienda dovrà direzionare tanto verso l’interno (es. dipendenti) quanto verso l’esterno (es. terzi).

Tali misure, che devono risultare adeguate in relazione alla tipologia di informazioni che si intendono mantenere riservate ai soggetti che possono accedervi e all’evoluzione tecnologica, possono essere ricondotte principalmente a n. 3 fattispecie:

(a) misure organizzative;

(b) misure tecnologiche;

(c) misure contrattuali: accordi o clausole di riservatezza (NDA).

• Misure organizzative

È opportuno che la società adotti policy e regolamenti aziendali interni attraverso i quali (i) classificare le informazioni, (ii) rendere edotti i dipendenti e i collaboratori della natura riservata delle informazioni e della necessità di mantenerne il segreto, (iii) regolamentare le modalità di accesso e di uso delle stesse, predisponendo specifiche procedure di controllo, (iv) impartire direttive aziendali ad hoc.

NB: per l’ipotesi di informazioni riservate conservate in formato digitale, sarà necessario disporre di diversi livelli di autorizzazione, mediante la creazione di password di accesso o, per il caso di trasferimento delle informazioni a mezzo e-mail, la realizzazione di appositi file cifrati o muniti di password (i cui estremi saranno trasferiti di persona o tramite mezzi diversi dalla mail) contenenti le informazioni.

• Misure tecnologiche

La rivoluzione del digitale ha avuto impatti rilevanti nel mondo industriale. Inevitabilmente, ne sono risultate coinvolte anche le modalità di comunicazione dei dati e delle informazioni aziendali, così come di quelle commerciali. Anche le misure preposte alla loro protezione dovranno risultare adeguate, cosicché, da un lato, le informazioni segrete dovranno essere gestite attraverso sistemi protetti da password e, dall’altro, l’azienda dovrà dotarsi di software, firewall e antivirus aggiornati, adeguatamente configurati.

• Misure contrattuali

L’adozione di clausole di riservatezza si rivela particolarmente significativa qualora due soggetti contraenti (ad es. soggetti ideatori di un nuovo business / soggetti finanziatori; cedente e potenziale cessionario del ramo d’azienda e/o di macchinari; licenziante e licenziatario di know-how; soggetti partners nello studio e messa in commercio di nuovi prodotti, ecc.) si trovino nella condizione di dovere scambiare (unilateralmente o reciprocamente) dati e informazioni nel corso delle negoziazioni o durante l’esecuzione di un contratto.

La clausola di riservatezza, per considerarsi efficace, deve individuare con precisione la tipologia di informazioni da assoggettare al vincolo, precisando gli elementi in relazione ai quali le parti considerano date informazioni come riservate.

È opportuno quindi effettuare, a tal fine, una elencazione specifica e analitica delle informazioni riservate, indicando altresì, in caso di diponibilità, il supporto e/o i documenti cui fanno riferimento le informazioni.

Al fine di intensificare l’obbligo di mantenere la riservatezza, possono essere utilizzate ulteriori formulazioni aggiuntive che affidano il rispetto dell’obbligazione ai migliori sforzi, in termini di diligenza, che la parte ricevente deve adoperare. Una tale formulazione specifica e non generica consente una maggiore certezza nell’adempimento.

Sarà inoltre opportuno per l’azienda individuare con precisione gli usi consentiti delle informazioni riservate, per quali finalità, ad esempio “ai fini del contratto”. Una tale formulazione consente di avere una maggiore certezza in relazione (i) all’individuazione dei soggetti autorizzati all’uso e alla comunicazione delle informazioni e (ii) alla responsabilità (generalmente della parte ricevente) per qualsivoglia diffusione / divulgazione di dati e informazioni dalla parte stessa o da soggetti terzi all’uopo autorizzati).

Non da ultimo, si rileva che la violazione dell’accordo di riservatezza espone il soggetto gravato dal relativo obbligo a diverse responsabilità: contrattualmente, la parte ricevente sarà tenuta a rispondere dell’inadempimento e a risarcire il danno al legittimo detentore delle informazioni. A tale responsabilità, potrà essere affiancata una responsabilità penale per i reati di “rivelazione di segreto professionale” ex art. 622 c.p. e di “rivelazione di segreti scientifici o industriali” ex art. 623 c.pc. E ancora, nell’ipotesi di una violazione (uso non autorizzato o uso per finalità diverse rispetto a quelle consentite datore di lavoro) della clausola o dell’accordo di riservatezza da parte del dipendente durante l’esecuzione di un contratto di lavoro, una responsabilità di carattere disciplinare (ex art. 2106 c.c.).

Concludendo

L’adozione di adeguate misure di protezione consente alla società: (i) da un lato, di tutelare i propri segreti, a protezione del proprio patrimonio aziendale; (ii) dall’altro, di precostituire uno dei requisiti (difficilmente conseguibili ex post) necessari per avviare l’eventuale azione risarcitoria nei confronti dei terzi (società concorrenti, partners, fornitori, clienti, collaboratori, consulenti ecc..) o dei dipendenti che abbiano fatto delle informazioni aziendali un uso non autorizzato.